每次開(kāi)會(huì)搶會(huì)議室很麻煩?會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)幫企業(yè)規(guī)范化

　　在日常中，傳統(tǒng)會(huì)議室的預(yù)訂都需要人員到人事部或行政部進(jìn)行人工填寫預(yù)訂，依靠過(guò)時(shí)的手工方法預(yù)訂會(huì)議。會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)可隨時(shí)了解每間會(huì)議室當(dāng)前資源狀態(tài)和預(yù)約情況，并可視化預(yù)約會(huì)議室，添加與會(huì)人員和會(huì)議資料。預(yù)約成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)郵件通知到所有與會(huì)人員，同時(shí)將預(yù)約情況更新到會(huì)議室門口的顯示屏幕上。不僅能夠提高會(huì)議室使用率，優(yōu)化會(huì)議流程，節(jié)省會(huì)議組織者和與會(huì)者的時(shí)間。

　　會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)的功能：

　　分屏播放：可將屏幕劃分若干播放獨(dú)立區(qū)域，如會(huì)議室使用狀態(tài)或當(dāng)前會(huì)議信息內(nèi)容、滾動(dòng)字幕區(qū)、時(shí)鐘區(qū)、功能區(qū)等，充分利用屏幕空間。

　　會(huì)議預(yù)定：會(huì)議預(yù)定可以提供預(yù)訂、取消、變更會(huì)議室，并且通過(guò)圖表的形式去表現(xiàn)會(huì)議室的空閑和占用時(shí)段。 可選擇添加管理與會(huì)人員，會(huì)議通知支持短信、郵件、微信推送等多種方式; 可添加會(huì)議備注、上傳會(huì)議資料等會(huì)議信息，并可以下載、在線查看。

　　會(huì)議查詢：會(huì)議召開(kāi)者能夠明確看到自己當(dāng)前組織的所有會(huì)議信息，可以根據(jù)會(huì)議主題、會(huì)議描述、會(huì)議組織者進(jìn)行模糊查詢;對(duì)分組、時(shí)間進(jìn)行篩選;同時(shí)還提供了高級(jí)搜索，通過(guò)會(huì)議、會(huì)議室、會(huì)議分組、會(huì)議時(shí)間、狀態(tài)、來(lái)源進(jìn)行更為精確的查詢功能。同時(shí)可以顯示當(dāng)前列表中選中會(huì)議的詳細(xì)信息。方便查看以往的會(huì)議相關(guān)信息。

　　會(huì)議室管理：會(huì)議室管理是以會(huì)議室為視角將與會(huì)議室相關(guān)的工作進(jìn)行統(tǒng)一整合，為會(huì)議的召開(kāi)提前做好準(zhǔn)備。包括：會(huì)議室臺(tái)帳管理、會(huì)議室分組管理、會(huì)議室占用管理、會(huì)議室設(shè)備管理、會(huì)議室預(yù)留、會(huì)議室審批、會(huì)議室設(shè)備檢修管理。

　　統(tǒng)計(jì)查詢：報(bào)表功能可以幫助企業(yè)分析會(huì)議室的占用情況、時(shí)長(zhǎng)、會(huì)議室內(nèi)系統(tǒng)的使用情況等，根據(jù)信息提出更利于本公司使用的會(huì)議室解決方案。更好地服務(wù)于企業(yè)員工的工作，如可以對(duì)后期維修提供參考時(shí)間避開(kāi)會(huì)議高峰，為企業(yè)日后的會(huì)議室規(guī)劃提供事實(shí)依據(jù)。

　　門禁管理：會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)+智慧電子門牌顯示終端，可實(shí)現(xiàn)對(duì)門禁的管理。支持人臉識(shí)別、動(dòng)態(tài)密碼、刷卡等多種開(kāi)門方式。在會(huì)議期間或會(huì)議的非開(kāi)放時(shí)段，對(duì)門禁進(jìn)行管理，防止隨意霸占會(huì)議室或在開(kāi)會(huì)期間有人開(kāi)門打斷會(huì)議進(jìn)程。

　　會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)：

　　一、提高會(huì)議室利用率

　　在任何給定時(shí)間，工作場(chǎng)所都可能有大量未使用的會(huì)議室。會(huì)議預(yù)約管理系統(tǒng)軟件有助于查明哪些房間未被充分利用，使企業(yè)能夠擺脫過(guò)多的辦公場(chǎng)所并重新分配資源。

　　二、節(jié)約企業(yè)成本

　　當(dāng)員工每周只使用該會(huì)議室兩次時(shí)，就會(huì)增加很多不必要的成本。使用會(huì)議室管理軟件，您可以更好地優(yōu)先考慮如何使用這些會(huì)議室來(lái)節(jié)省開(kāi)支。例如，您可以簡(jiǎn)單地讓這些員工在他們?cè)谵k公室工作的日子預(yù)訂一個(gè)非專用辦公場(chǎng)所。

　　三、團(tuán)隊(duì)之間更好的協(xié)作

　　有效的會(huì)議室管理需要數(shù)據(jù)。但是，當(dāng)這些數(shù)據(jù)分布在不同的地方時(shí)，特定部門內(nèi)的通信可能會(huì)變得孤立，重要信息很容易漏掉。會(huì)議室管理軟件可在整個(gè)組織中提供相關(guān)數(shù)據(jù)，使設(shè)施管理人員能夠輕松監(jiān)控會(huì)議室使用情況并根據(jù)需要實(shí)施措施。

　　四、實(shí)時(shí)會(huì)議室管理指標(biāo)

　　工作場(chǎng)所的更高透明度轉(zhuǎn)化為更好的溝通和更高的員工滿意度。會(huì)議室預(yù)約管理軟件的優(yōu)點(diǎn)在于您可以訪問(wèn)定義明確的實(shí)時(shí)指標(biāo)，例如會(huì)議室容納人數(shù)、會(huì)議室使用狀態(tài)和會(huì)議室配備設(shè)施的運(yùn)營(yíng)成本。通過(guò)分解這些不同的指標(biāo)，企業(yè)可以確定如何改進(jìn)其會(huì)議室管理的解決方案。

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)的應(yīng)用有利于企業(yè)單位多方面服務(wù)創(chuàng)新，有效擴(kuò)展服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容，從而最大程度提升司法部門服務(wù)水平。想了解更多會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)功能作用，可以咨詢朗歌商顯，為你提供全方位會(huì)議預(yù)約管理解決方案。